こんにちはむらたくです。
私は基本的には仕事は定時で切り上げています。
もちろん仕事の都合上、定時で終われないときもあります。
ただ、仕事をできるだけ効率よく終わらせるようにしています。
今回は、仕事を定時で終わらせるために使っているPCアプリを5つ紹介したいと思います。
Clibor
Cliborとは複数の文章をコピーすることが出来たり、定型文を登録しておくことができるアプリです。
例えば、
コピーしてペーストする文章が3つあったとします。
普通であれば、コピーをしてそれをペーストしてを3回繰り返さなければなりません。
Cliborなら、コピーを連続して3回保存することができ、コピーしたものを選択してペーストすることができます。
また、よく使う文章や定型文を登録しておくことができます。
定型文にショートカットキーを登録することができるため、ショートカットでキーで入力することも可能です。
詳しくは下のリンクを参照していただければと思います。
Cliborを入れとけ! クリップボード履歴を表示・保存するフリーソフト!
付箋アプリ
付箋アプリはデスクトップに付箋を張っておくことができるアプリです。
例えばメモ帳やExcelでメモを取っている方もいらっしゃると思います。
ただ、開くのが面倒ではないですか？？
メモ帳はまだマシですが、Excelはもう遅すぎます。
あと、保存したファイルを探して開くのも手間です。
付箋なら常にデスクトップに貼ってあるためいつでもメモすることが可能です。
また、シャットダウンしてもそのまま残るためわざわざ保存する必要がありません。
詳しくは下のリンクを参照していただければと思います。
Windows10 – アプリ「Sticky Notes（付箋）」を使ってみた
iCloud Drive
割と有名ですが、Appleのオンラインストレージです。
スマホのデータなどをパソコンに移したり、また逆をしなければならないときに使用しています。
USBケーブルで接続してもいいのですが、わざわざケーブルを探して接続して認証したりととても面倒です。
iCloud Drive ならスマホからそのままデータを移動するだけで終了するため非常に簡単です。
また、オンラインストレージならiCloud Drive でなくても他社のサービスでも問題ありません。
OneDriveやGoogleDriveなどその他のサービスでも同様の使い方が可能です。
詳しくは下のリンクを参照していただければと思います。
iCloud Driveってなにができるの？ 便利な使い方やWindows、Androidとの共有方法も解説
Google Keep
Google Keepとはメモを共有できるアプリです。
アカウントを同期したり、メモを共有することで別の端末からメモを見ることができます。
例えば、PCでメモを取りたいけどPCがなかったりシャットダウンしてたりする事ってありませんか？？
そんなときにGoogle Keepを使ってメモすればそのままPCと共有することができます。
詳しくは下のリンクを参照していただければと思います。
keyswap
keyswapとはPCのキーボードのキーを自由に変えることができるアプリです。
特定のキーを別のキーと入れ替えたり、使わないキーを無効化したりできます。
例えばこんなことありませんか？？
F2キーを押そうとしてF1を押してしまってヘルプが表示された。
ログイン出来ないと思ったらCapsLockが掛かっていた。
これらはF1,CapsLockを無効にすることで防ぐことができます。
私の場合、Insert,CapsLock,F1を無効にしています。
また、F12で電卓を起動するようにしています。
詳しくは下のリンクを参照いただければと思います。
【Widnows10】「KeySwap」を使って使わないキーの置き換えをする！
番外編
職印くん
職印くんとは、印鑑の画像を作成することができるアプリです。
一枚の紙に何回もはんこを押さなければならない場合や毎日のように提出するような書類などに使っています。
一度作ってしまって画像を残して置いて、その都度使ったり。
また、後述するExceのVBAと組み合わせてボタンで押印するようにすることもできます。
仮想デスクトップ
仮想デスクトップとは、デスクトップの画面を複数作ることが可能なしくみです。
Windows10では標準搭載されています。
例えば、ExcelとIEを開いて横に並べながら作業するのって画面が小さかったり、使おうとした側が隠れてしまったり使いにくくないですか？？
仮想デスクトップを使えば、デスクトップごとに別々のウィンドウを表示させることができるので、表示させたい方のデスクトップを表示させるだけなのでスムーズに使えます。
また、ショートカットキーが用意されているのでワンタッチで画面の切り替えが可能です。
Windows 10 の仮想デスクトップとは？便利な使い方まとめ
Excel
ここからは少しむずかしい話になります。
ExcelはPCを使う方ならどんな方も利用されると思います。
ただ、関数やマクロのような少し知識が必要なものまでを使われることはあまりないかもしれません。
これらを使う事で仕事のスピードが格段に向上します。
毎日やっているような単調な作業や何度も繰り返す作業など、
これらを自動で出来るのようになります。
例えば、合計や平均、最大値最小値を求めたり。
データの個数を数えたりと様々です。
先述したように、VBAではボタンを押して押印出来るような機能も作れますし、InternetExplorerを制御したりすることも可能です。
【作業が圧倒的に早くなる！】知っておきたいExcel(エクセル)の関数10選
ExcelマクロVBA入門：VBAを基礎から学習
まとめ
今回は仕事の効率を上げるアプリを紹介してきました。
Clibor
付箋アプリ
Google Keep
iCloud Drive
keyswap
以上の5つです。
そして、番外編として
職印くん
仮想デスクトップ
Excel(関数,VBA)
を紹介していきました。
このような時間を短縮できるツールを使うのはとてもいいことだと思います。
ただ、一番大切なのはあなたが面倒に感じていることに気づくことです。
まずは今やっている作業で何が面倒なのかを見つけて、楽にするにはどうすればいいのかを考える。
この流れでどのツールを使えばいいのかを調べたり作ったりするなどしていくことが大切です。
効率化する方法から調べてしまうと、一般的な事しか出てきません。
なので、独自ルールだったりその会社でしかしていない業務などはあなた自身が考えて効率化するしかないのです。
ぜひ、一度いまの業務を洗い出して面倒な作業を探し出していただければと思います。
