こんにちはむらたくです。
私は電話に出るのが苦手です。
なぜなら、電話相手を覚えるのが苦手だからです。
「〇〇会社の□□ですが、△△さんいらっしゃいますか？？」
この時点で〇〇か□□のどちらかしか覚えられない。さすがに△△は覚えられるが…
知っている人であれば問題ないが、初めての人だと〇〇か□□のどちらかしか覚えられなくなる。
なので、最後にもう一度名前を聞くようになる。
「メモを取ればいい」と思うかもしれないが、そうはいかない。
メモを取ろうとする直前で同じようにどちらか忘れてしまうのである。
そのせいか最近では、受話器を取るのがおっくうになってきた。
電話が鳴ると妙に緊張してしまう。
そして、誰かが受話器を取ろうとしているのを確認して受話器に手を伸ばし、ギリギリ取れなかった体を装うのである。
事務所にいる時は、そんな感じで電話を交わす術しかない。もしくは、倉庫整理に逃げるのである。
外出中は、いかに事務所に帰らないかを考える。
車内で事務処理をすることもよくある。
その方が集中でき、なおかつ自分の好きな音楽を流しながら作業できるのでとても快適だ。
何より、知らない人から電話がかかってくる心配もない。
かかってきても身内、もしくは私の知っている方からの電話ばかりだ。
ただ、下向きで長時間作業することになるため、首と腰が痛くなってくるのが難点だ。
また、帰社する時間が遅くなるためあまり長くは作業できない。
基本的に仕事が終わって事務所に戻る前にはメールを送らなければならない。
事務所の人間は仕事が終わる大体の時間を知っている。
なので、遅すぎず早すぎないギリギリのタイミングでメールを送らなければならないのだ。
メールを送るタイミングをずらしていかに事務所に帰る時間を遅くするか。
を常に考えながら仕事をするのである。
以下、わたしの醜い言い訳になります。
電話の取次ほど無駄な仕事はない。
そもそもとして、メールで済むのであればメールで終わらせるのが一番だ。
メールで終わらせることが出来ない場合は直接、携帯にかければいいのだ。わざわざ事務所の人を取り次ぐ必要はない。
携帯の電話番号を知らないというのであれば仕方がないが、おそらく知っている。
ではなぜ事務所に直接電話をかけてくるのだろうか？？
それは、わたしもわからない。
昔からの慣習なのかもしれないし、直接電話をかけるのは失礼にあたると考えているのかもしれない。
昔からの慣習は置いておいて、直接かけるのは失礼と考えることについては疑問が残る。
「携帯にかけるのは相手の都合を気にせずにかけるから失礼」と考えているのであれば、それは間違いだ。
なぜなら、事務所にかければ相手の都合が必ずいいというわけではない。
それは、
事務所の人の都合は気にしなくていいが、話をしたい人の都合は気にしなければならない。
と言っているようなものだ。
どちらも仕事をしている途中で入ってくる電話である。どちらも仕事をしていてそれを中断して電話に出ている。
もちろん、電話対応のみという仕事であれば問題ないのかもしれない。
ただ、いまの時代に電話対応のみという仕事の方が少ないはずだ。
途中で中断されていい仕事とされてはダメな仕事というような線引は無いはずだ。
そう考えれば、携帯電話にかけるのが最善の方法だとわかる。
なので、もしあなたが電話を掛けるのであれば事務所ではなく、ぜひ携帯電話にかけてほしい。
そうすることで、多くの人の時間を取り戻すことができる。
例えば、事務所に1日30回ほど電話がかかってくるとしよう。
そして、電話の取次に1分かかるとする。
すると、電話の取次に1日30分かけていることになり、仕事を30回中断していることになる。
1ヶ月に換算すると10時間、1年だと120時間電話の取次をしていることになる。
電話の取次をなくすことで、それらがすべてなくなるのだ。
ちなみに、120時間は8時間労働で換算すると15日分の労働時間だ。
もし、相手の時間を尊重するなら、日本の労働生産性を向上させたいと思うのであればぜひ携帯に直接電話をかけていただければと思います。
